Účtovné jednotky priamo do Registra účtovných závierok (RÚZ) nepredkladajú žiadne dokumenty. Spôsob predloženia dokumentov do RÚZ je opísaný v §23b zákona o účtovníctve:

1. dokumenty sa doručujú v elektronickej podobe prostredníctvom portálu Finančnej správy SR,
2. subjekty verejnej správy doručujú dokumenty v elektronickej podobe prostredníctvom systému štátnej pokladnice (Centrálny konsolidačný systém a Rozpočtový informačný systém pre samosprávu).

   Metodický pokyn k ukladaniu a zverejňovaniu účtovných dokumentov do RÚZ:

   https://www.mfsr.sk/sk/dane-cla-uctovnictvo/uctovnictvo-audit/uctovnictvo/vzory-tlaciv/metodicky-pokyn-k-ukladaniu-zverejnovaniu-dokumentov-registri-uctovnych-zavierok/

Povinnosť uloženia a zverejnenia dokumentov účtovná jednotka splní predložením dokumentov v elektronickej podobe Finančnej správe SR. Subjekty verejnej správy povinnosť splnia predložením dokumentov v elektronickej podobe prostredníctvom systému štátnej pokladnice.

Subjekty verejnej správy sú účtovné jednotky, právnické osoby zaradené do registra verejnej správy vedenom Štatistickým úradom SR. Štatistický úrad SR na základe európskej metodiky posudzuje činnosť, vlastníctvo a aktivity každej ekonomickej jednotky a vyhodnocuje, či patrí do verejnej správy alebo do iného subsektora národného hospodárstva.

Subjekty verejnej správy sú štatisticky dôležité, a to z toho dôvodu, že z údajov ich účtovníctva sa zostavuje národná, ako aj medzinárodná finančná štatistika. Inými slovami, ich účtovná závierka vstupuje do spracovania za celú verejnú správu.

Aby sa zamedzilo duplicitnému predkladaniu účtovnej závierky z pohľadu subjektov verejnej správy, raz pre účely uloženia v registri a druhý raz Ministerstvu financií SR pre účely zostavenia súhrnnej štatistiky, využíva sa iný zberový informačný systém pre príjem účtovnej závierky (a ostatných dokumentov ukladaných do registra) ako je portál finančnej správy. Ide o Centrálny konsolidačný systém, resp. v prípade obcí a miest je to RISSAM.výkazy. https://www.mfsr.sk/sk/financie/statne-vykaznictvo/legislativa/metodicke-usmernenie-ostatne-subjekty-vs-verejne-vysoke-skoly-slovensky-pozemkovy-fond-k-ukladaniu-iuz-do-registra/

Podkladom pre kontrolu IČO na príslušnosť k verejnej správe je Zoznam subjektov verejnej správy, ktorý pravidelne zverejňuje Štatistický úrad SR na svojom webovom sídle. Účtovná jednotka si tak môže elektronicky overiť príslušnosť k sektoru národného hospodárstva. Zoznam sa zverejňuje na mesačnej báze, v prípade kontroly pri nahrávaní účtovných závierok zostavovaných k 31.12. je relevantný januárový zoznam publikovaný v nasledujúcom období.

Základné informácie z pohľadu metodiky, ako aj popisu dát a dokumentov ukladaných do registra sú uvedené v metodickom usmernení Ministerstva financií SR č. MF/004580/2021-31, zverejnenom na webovom sídle Ministerstva financií SR.

https://www.mfsr.sk/sk/financie/statne-vykaznictvo/legislativa/metodicke-usmernenie-ostatne-subjekty-vs-verejne-vysoke-skoly-slovensky-pozemkovy-fond-k-ukladaniu-iuz-do-registra/

V prípade potreby je možné kontaktovať aj helpdesk na DataCentre na adrese cpu@datacentrum.sk s uvedením požiadavky resp. zadaním otázky.

Po 1. januári 2022 sa už všetky účtovné dokumenty vrátane účtovných závierok za minulé účtovné obdobia ukladajú iba v elektronickej podobe.

Ak účtovná jednotka podala schválenú účtovnú závierku, nemôže za to isté účtovné obdobie podať opätovne ďalšiu schválenú účtovnú závierku. Zistené nezrovnalosti je účtovná jednotka povinná opraviť v súlade s § 16 ods. 11 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v účtovnom období, v ktorom tieto skutočnosti zistila.

V prípade, že došlo k chybnému podaniu zo strany subjektu, nie je možné pristúpiť k výmazu. Subjekt môže chybu napraviť následným podaním správneho účtovného dokumentu, ktorý bude zverejnený nad nesprávnym účtovným dokumentom.

K výmazu účtovných dokumentov zverejnených v RÚZ môže prísť len vo výnimočných prípadoch, keď sa v dokumente omylom zverejnia údaje podliehajúce zákonu o ochrane osobných údajov (napríklad rodné čísla), prípadne bolo spôsobené chybou informačného systému portálu Finančnej správy SR, či samotného RÚZ, ale nie v prípade chybného podania zo strany subjektu. V prípade chybného zverejnenia údajov podliehajúcich zákonu o ochrane osobných údajov, či chyby spôsobenej informačným systémom Finančnej správy SR alebo RÚZ bude o výmaze rozhodovať správca informačného systému, ktorým je Ministerstvo financií SR.

Po zistení nesprávne uloženého účtovného dokumentu pri inej účtovnej jednotke môže Ministerstvo financií SR ako správca informačného systému z vlastného podnetu alebo na podnet účtovnej jednotky presunúť účtovný dokument k správnej účtovnej jednotke.

Na základe zistenia nesprávne uloženého dokumentu je správca informačného systému, ktorým je Ministerstvo financií SR, oprávnený vymazať takýto dokument.

Takáto situácia môže nastať vtedy, ak účtovná jednotka neuložila svoje účtovné dokumenty korektne – neuložila všetky súčasti účtovnej závierky – vo väčšine prípadov chýbajú poznámky, alebo nevyplnila správne DIČ, IČO, názov účtovnej jednotky.

Na spracovanie a zverejnenie účtovného dokumentu v elektronickej podobe v registri je v súlade s § 23b zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov ustanovená maximálna lehota 5 pracovných dní.

Podľa § 23a ods. 4 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov účtovná jednotka ukladá do registra aj neschválenú účtovnú závierku (ďalej len „ÚZ“) a dodatočne po jej schválení ukladá oznámenie o dátume schválenia ÚZ najneskôr do 15 pracovných dní od jej schválenia. Ak je schválená účtovná závierka rovnaká ako tá, ktorá už bola uložená, účtovná jednotka nemusí ukladať znova celú ÚZ. Oznámenie o dátume schválenia účtovnej závierky sa podáva v elektronickej podobe prostredníctvom elektronickej podateľne FR SR. Postup ukladania oznámenia o dátume schválenia ÚZ je rovnaký ako pri ukladaní účtovnej závierky.

Do zbierky listín obchodného registra už nie je potrebné predkladať dokumenty priamo, pretože uloženie v zbierke listín obchodného registra je zabezpečené integráciou IS a automatickým prenosom dát.

Z Registra účtovných závierok sa ukladajú v zbierke listín obchodného registra dokumenty za osoby zapísané v obchodnom registri, ktoré sú obsahom zbierky listín v súlade s § 3 zákona č. 530/2003 Z. z. o obchodnom registri. Ide o nasledovné dokumenty:

1. riadna individuálna účtovná závierka a mimoriadna individuálna účtovná závierka, konsolidovaná účtovná závierka,
2. výročná správa,
3. správa audítora,
4. oznámenie o dátume schválenia účtovnej závierky.

V zmysle § 49 ods. 2 zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov daňovník podáva daňové priznanie správcovi dane do troch kalendárnych mesiacov po uplynutí zdaňovacieho obdobia. Daňovník má právo na základe oznámenia podaného príslušnému správcovi dane, do uplynutia lehoty na podanie daňového priznania túto lehotu predĺžiť najviac o tri celé kalendárne mesiace. Daňovník v oznámení uvedie novú lehotu, ktorou je koniec kalendárneho mesiaca, v ktorej podá daňové priznanie. Podľa § 49 ods. 11 zákona o dani z príjmov je na účely podania daňového priznania daňovník povinný zostaviť ÚZ ku koncu zdaňovacieho obdobia a v termíne na podanie daňového priznania ju uložiť v zmysle zákona o účtovníctve do RÚZ.

Ak má účtovná jednotka povinnosť uložiť účtovnú závierku podľa iného právneho predpisu (napr. zákon o neziskových organizáciách poskytujúcich všeobecne prospešné služby), je povinná dodržať termín v zmysle príslušného hmotno-právneho predpisu.

V súlade s § 23a ods. 8 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov účtovná jednotka nie je povinná ukladať opätovne účtovnú závierku ako súčasť výročnej správy v Registri účtovných závierok, ak ju už v registri má uloženú.

O vydanie kópie účtovného dokumentu alebo časti účtovného dokumentu uloženého v neverejnej časti registra môže požiadať subjekt, ktorého sa účtovný dokument týka prostredníctvom:

1. rozpočtovej organizácie DataCentrum, Cintorínska 5, 814 88 Bratislava - bližšie informácie môžete získať na webovom sídle https://www.datacentrum.sk/poskytovanie-udajov-z-ruz
2. okresného úradu, ktorý plní úlohy jednotného kontaktného miesta.

O kópie dokumentov alebo časti dokumentov z registra účtovných závierok je možné požiadať len v prípade, ak ide o dokumenty podané po 1.1.2014.

O vydanie kópií dokumentov uložených v zbierke listín obchodného registra je možné požiadať aj príslušný registrový súd subjektu, ktorého sa dokumenty týkajú.

Informácia „Pre vybranú účtovnú jednotku sa nenašiel žiaden účtovný dokument.“ sa zobrazí vtedy, ak k účtovnej jednotke nie je priradený žiaden účtovný dokument z dôvodu, že účtovné dokumenty neboli predložené.

Táto informácia sa zobrazuje u účtovných dokumentov, ktoré sú uložené v neverejnej časti registra. Teda verejná časť obsahuje iba informáciu o tom, že tieto účtovné dokumenty sú v registri uložené, ale ich obsah je prístupný iba v neverejnej časti registra.

Názov účtovnej jednotky a ďalšie atribúty ako IČO, veľkosť, právna forma, sídlo, SK NACE a pod. sa preberajú z Registra organizácií ŠÚ SR, a preto aj za prípadný nesúlad zodpovedá samotný Register organizácií ŠÚ SR. Jeho parametre nevieme priamo ovplyvniť. Prípadnou manuálnou opravou by sa nedosiahol želaný stav, nakoľko k aktualizácii týchto atribútov dochádza na mesačnej báze na základe spracovaného súboru zo Štatistického úradu SR.

V prípade, že nie je správne uvedená hlavná činnosť spoločnosti (nesprávne SK NACE), spoločnosť má chybu v názve alebo adrese, je potrebné to nahlásiť na e-mailovú adresu susr.registre@statistics.sk.

V prípade, že spoločnosť zmenila svoje údaje napr. na obchodnom registri, tak ŠÚ SR preberá údaje z obchodného registra v pravidelných dávkach a následne ich zapracováva do Registra organizácií ŠU SR. Pri tomto postupe vznikajú samozrejme určité časové oneskorenia. Ak teda spoločnosť má už zmenené údaje na obchodnom registri a v štatistickom registri organizácií tieto údaje ešte nie sú zaktualizované, je potrebné to nahlásiť na e-mailovú adresu susr.registre@statistics.sk.

Vo výnimočných prípadoch môže dôjsť k duplicitnému záznamu. K problému mohlo dôjsť na základe nekorektného spárovania údajov dodaných do RÚZ z viacerých zdrojov. Od oznámenia daného problému by mali byť uvedené záznamy v krátkom čase zlúčené (ide o nesprávne spárovanie metadát z dvoch rôznych zdrojov – FR SR a ŠÚ SR).

Účtovné dokumenty účtovných jednotiek, ktoré sú uložené v neverejnej časti registra je možné sprístupniť pracovníkom Národnej banky Slovenska a subjektom verejnej správy na účely súvisiace s ich činnosťou. V záujme uplatnenia princípu „jedenkrát a dosť“ príslušné účtovné dokumenty príslušní pracovníci používajú pre výkon svojej práce, pričom ich opätovne nepožadujú na predloženie od účtovných jednotiek. Subjekty verejnej správy sú oprávnené požiadať o prístup do neverejnej časti registra u prevádzkovateľa DataCentrum na základe podania žiadosti – „Žiadosť o prístup do Registra účtovných závierok - RÚZ (neverejná časť)“ F 159

Cieľom RÚZ je predovšetkým zobraziť účtovné dokumenty pre subjekty verejnej správy a verejnosť a súčasne aj znížiť administratívnu a finančnú záťaž účtovných jednotiek. Zverejňovanie účtovných závierok v Obchodnom vestníku nahradilo zverejnenie v RÚZ bez poplatku. Vyhľadávací mechanizmus je nastavený na zobrazenie účtovnej závierky konkrétnej účtovnej jednotky alebo jej konsolidovaného celku. Po zobrazení zvoleného účtovného výkazu sa myslelo na možnosť stiahnutia v PDF forme alebo odoslania do tlačiarne. Súčasne je aplikovaná možnosť použitia automatov na sťahovanie účtovných závierok z verejnej časti registra prostredníctvom Application Programming Interface (API), ktoré umožní hromadné automatizované sťahovanie verejných dát.

Za roky 2009 – 2012 sa v registri nachádzajú NEÚPLNÉ účtovné závierky, ktoré poskytli spracovatelia dát z účtovných závierok:

1. DataCentrum – dáta z účtovných výkazov miest a obcí a ich organizácií
2. Štátna pokladnica – dáta z účtovných výkazov štátnych rozpočtových a príspevkových organizácií a subjektov verejnej správy
3. Centrálny konsolidačný systém – dáta z konsolidovaných účtovných výkazov organizácií štátnej správy
4. Obchodný vestník – účtovné závierky účtovných jednotiek účtujúcich podľa medzinárodných účtovných štandardov
5. Finančné riaditeľstvo SR – skeny účtovných výkazov obchodných spoločností, družstiev a štátnych podnikov (výkaz POD 1-01, POD 2-01).

Zverejnené dáta z účtovných závierok za roky 2009 - 2012 (súvaha, výkaz ziskov a strát) je potrebné vnímať ako testovacie, a to z dôvodu, že boli pospájané z viacerých zdrojov, pričom pri každom výkaze účtovnej závierky je uvedený zdroj, odkiaľ historické dáta pochádzajú. Dopĺňanie týchto historických dát sa nepredpokladá. V registri sa povinne zverejňujú dáta až od 1.1.2014. Kvôli dátam za roky 2009 – 2012 nemusí subjekt v súvislosti s Registrom účtovných závierok podnikať žiadne osobitné kroky s cieľom doplnenia informácií a nehrozia mu za to ani žiadne sankcie.